Новости Дятлово

Каждый год в России тратится около 50тысяч тонн бумаги на осуществление документооборота – это договора, накладные, электронные счета фактуры, а также акты выполненных работ. Документооборот проходит стадии подписания, ввода в учетную систему, хранения. На это уходит огромное количество средств, как крупного, так и мелкого бизнеса. Выход – в переходе на электронный тип ведения документации, без бумажного дублирования.

В данное время переход на электронные счета – фактуры является не обязательной процедурой. Это решение принимает сам владелец бизнеса. Но, безусловно, плюсы в этом вопросе есть и они значительны.

Электронные счета фактуры заполняются в электронном виде, и отправляются клиенту через интернет. Благо в нашем современном мире почти все уже компьютеризировано. Раньше на эту процедуру уходило некоторое количество времени: компаньоны договаривались о встрече, принимали решение о сотрудничестве, составляли пакет документов, подписывали. При вводе электронных видов документооборота документ готовится, заполняется одной стороной, подписывается электронной печатью и отправляется клиенту. Клиент получает, ставит свою электронную печать и отправляет обратно. Все, процедура занимает всего несколько минут.

Избавление от бумажного документооборота налицо. Сокращаются расходы на содержание офисной техники, на заработную плату работников, занятых обработкой бумажных документов, почтовые расходы.

Электронные счета фактуры всегда вовремя и, главное, правильно заполняются. Нет факта опоздавших или не правильно заполненных счетов – фактур. А это избавляет от неприятного отказа налоговыми органами в зачете НДС со всеми вытекающими финансовыми потерями.

Но, говоря об электронных типах документов, нужно сказать и о журнале учета выставленных вами и полученных счетов – фактур. В данное время ведение этих журналов является обязательным. Он заполняется за налоговый период, на каждый квартал. Руководитель заверяет журнал электронной подписью только тогда, когда организация передает этот журнал в налоговые органы. Хранить его положено 4 года.

Регистрация счетов фактур в журнале ведется в хронологическом порядке. Но, есть особенность при внесении регистрации. Документ вносится в журнал регистрации только тогда, когда приходит извещение от клиента о получении им вашего документа счет фактуры. Без этого извещения ни продавец, ни покупатель документ не регистрируют.

Переход на ведение электронных счетов фактур – это только первая ступень в глобальном переводе документооборота в электронный вид. Бухгалтеры, пользуясь сдачей отчетности через сети интернета, оценили преимущества системы документооборота. Электронные счета фактуры – это очень полезная инновация, ее эффективность не вызывает сомнения.